Open Space no cérebro: Porque os escritórios abertos nos esgotam sem darmos conta

Novos estudos mostram até que ponto as áreas abertas exigem concentração e desgastam os nervos.

Desde a explosão do trabalho híbrido, muitos escritórios parecem mais pequenos, mais apertados e mais movimentados. Enquanto os responsáveis de recursos humanos negoceiam regras para o teletrabalho, decorre quase em segundo plano outra discussão: o que é que estas áreas abertas fazem, afinal, ao nosso cérebro - e porque é que os dias num escritório de planta aberta tantas vezes parecem duas vezes mais cansativos do que um dia normal de trabalho?

Quando o local de trabalho coloca o cérebro sob pressão máxima

Os escritórios de planta aberta são vistos como modernos, comunicativos e eficientes. Quase sem divisórias, tudo transparente, qualquer pessoa pode ser abordada a qualquer momento. Na prática, porém, muitos trabalhadores lidam com ruído, interrupções constantes e a sensação de nunca estarem verdadeiramente “em modo túnel”.

É precisamente aqui que entra um estudo espanhol. Os investigadores quiseram perceber: será que o cérebro precisa realmente de trabalhar mais num escritório aberto do que numa pequena sala individual, mesmo quando as tarefas são idênticas?

Para isso, equiparam 26 pessoas, com idades entre o meio da casa dos 20 e os 60 anos, com auscultadores móveis de EEG. Estes aparelhos medem, através de sensores colocados no couro cabeludo, a atividade elétrica do cérebro. Os participantes realizaram tarefas típicas de trabalho intelectual: ler e responder a e-mails, acompanhar notificações, memorizar listas de palavras e reproduzi-las.

As tarefas mantiveram-se inalteradas; apenas o ambiente mudou:

• um espaço aberto clássico, com outras pessoas dentro do campo de visão e de audição
• uma pequena cabine de trabalho, parcialmente envidraçada, onde reinava um silêncio acústico muito maior

As medições concentraram-se na região frontal - a zona onde se encontram áreas centrais para a atenção, o foco e o bloqueio de distrações.

O que as ondas cerebrais revelam sobre escritórios de planta aberta

A atividade do cérebro pode ser dividida, de forma simplificada, em vários padrões de ondas associados a estados específicos. Muito resumidamente:

• Ondas gamma: trabalho mental altamente concentrado
• Ondas beta: vigilância ativa, aumento de agitação ou nervosismo
• Ondas alfa: atenção relaxada, mais passiva
• Ondas theta: imersão interior, fadiga mental, memória de trabalho
• Ondas delta: sono profundo

A descoberta mais interessante do estudo foi a seguinte: a mesma tarefa produziu padrões praticamente opostos na sala individual e no espaço aberto.

Na sala individual silenciosa, o cérebro precisava de cada vez menos energia ao longo da tarefa - no escritório aberto, cada vez mais.

Na cabine pequena, as ondas beta e alfa na região frontal diminuíram de forma visível com o passar do tempo. Isso sugere que o cérebro se adapta ao trabalho e executa as tarefas com menos esforço. A concentração mantém-se estável, e o “motor” mental funciona de forma mais serena.

No escritório aberto, o cenário foi diferente: as ondas gamma, ou seja, os processos de pensamento sob carga elevada, aumentaram de forma contínua. Ao mesmo tempo, subiram as ondas theta, que entre outros aspetos apontam para exaustão mental e para o uso dos recursos da memória de trabalho. Dois outros indicadores - grau de ativação e envolvimento - também registaram subidas claras.

Em termos práticos, isto significa que, para produzir o mesmo desempenho, o cérebro no espaço aberto tem de trabalhar sempre a um regime mais alto. Fica, por assim dizer, permanentemente em marcha lenta com turbo ligado.

Porque é que “ignorar” as distrações não resulta

Muitos trabalhadores dizem: “Eu simplesmente ponho isso de lado.” Os dados apontam noutra direção. Mesmo quando acreditamos que estamos a deixar passar ruídos ou movimentos sem lhes dar atenção, há um sistema de filtragem a funcionar em segundo plano, a organizar esses estímulos.

Cada “não ouvir” e cada “não olhar” custa energia, sem que se dê por isso - hora após hora.

Na sala individual tranquila, quase não existe nada para filtrar. Os ruídos e os estímulos visuais mantêm-se reduzidos, e a cabeça pode concentrar-se quase por completo na tarefa. No escritório aberto, pelo contrário, estão sempre a surgir fragmentos de conversa, toques de telefone, colegas a passar, notificações e o ruído constante do teclado.

O estudo mostrou ainda que as pessoas reagem de forma diferente. Em alguns participantes, a atividade cerebral no espaço aberto disparou literalmente; noutros, as mudanças foram mais moderadas. Ao que parece, algumas pessoas são muito mais vulneráveis às distrações criadas por áreas abertas do que outras.

Concentração, stress e satisfação nos espaços abertos: o que mostram outros estudos

A investigação espanhola não está isolada. Vários trabalhos de investigação dos últimos anos desenham um quadro bastante consistente.

O ruído aumenta claramente os níveis de stress

Num estudo controlado com 43 participantes, investigadores compararam escritórios abertos e ambientes mais silenciosos. Mediram a frequência cardíaca, a condutância da pele - um indicador das respostas ao stress - e analisaram expressões faciais com recurso a IA.

• o estado de espírito negativo aumentou cerca de um quarto em zonas abertas e ruidosas
• o stress fisiológico subiu cerca de um terço

Em paralelo, outros estudos mostraram que conversas de fundo e níveis de ruído persistentes pioram de forma mensurável o desempenho em tarefas de raciocínio exigente. As pessoas distraem-se com mais facilidade e demoram mais tempo a voltar a entrar em foco.

Os escritórios de planta aberta deixam muitos trabalhadores insatisfeitos

Uma análise de 2013, com mais de 42.000 trabalhadores de escritório de vários países, chegou a uma conclusão clara: quem trabalha em estruturas abertas avalia o seu local de trabalho de forma significativamente pior do que quem dispõe de um gabinete próprio.

A principal razão é simples: demasiado barulho, pouca privacidade. O efeito lembra o que aconteceu com as cadeiras ergonómicas. Durante muito tempo, as empresas subestimaram as cargas físicas; hoje, uma má cadeira de escritório é considerada um problema crítico para a produtividade e para a saúde. No que diz respeito à pressão acústica e visual, muitas empresas ainda estão no início dessa curva de aprendizagem.

Como as empresas podem aliviar o cérebro das suas equipas

O trabalho intelectual vive de concentração sem interrupções. Longos períodos em que ninguém toca, pergunta, escreve ou passa ao lado não são luxo nenhum; são a base da qualidade e da velocidade.

Ainda assim, os espaços de escritório são muitas vezes planeados de acordo com a eficiência de área e com uma “atmosfera criativa”, e não tanto segundo a carga cognitiva. Um contraexemplo vem da sede da LinkedIn em São Francisco. Aí, o número de postos clássicos em espaço aberto foi reduzido para metade. Em vez disso, surgiram mais de 70 zonas diferentes, incluindo áreas destinadas a trabalho silencioso e concentrado.

Quem tem de alternar de tarefa também precisa de poder alternar de tipo de espaço - tal como se escolhe a ferramenta certa para cada trabalho.

Medidas concretas para reduzir o stress cerebral

As organizações que quiserem repensar os seus espaços podem atuar em vários pontos:

• Criar espaços de recolhimento: pequenas cabines ou salas bem isoladas para telefonemas, trabalho de pensamento e conversas confidenciais
• Melhorar a acústica: tetos absorventes de som, alcatifas, painéis de parede, cortinas e mobiliário estofado
• Quebrar as linhas de visão: paredes baixas, ilhas de plantas e estantes para reduzir o movimento permanente no campo visual
• Definir zonas com clareza: separar espacialmente áreas de troca e trabalho em equipa das zonas de foco
• Usar mascaramento sonoro: ruído de fundo discreto ou sinais especialmente gerados para cobrir sons isolados que perturbam

Estas medidas custam inicialmente mais do que uma simples manta de secretárias. Ainda assim, os estudos sugerem que escritórios mal planeados geram custos escondidos: menor produtividade, mais erros, mais dias de doença e uma rotação de pessoal mais rápida.

O que os trabalhadores podem fazer por si próprios

Nem todas as empresas remodelam o espaço de imediato. Mesmo assim, quem se senta num escritório aberto pode fazer bastante para aliviar o cérebro:

• usar auscultadores com cancelamento de ruído e associá-los a “tempos de foco” bem definidos
• bloquear horários no calendário para blocos de trabalho sem interrupções, visíveis para a equipa
• agrupar e-mails e conversas, em vez de reagir constantemente a janelas emergentes
• combinar pontos fixos para falar, para que os pedidos espontâneos sejam menos frequentes
• escolher locais diferentes dentro do escritório, consoante a tarefa, sempre que tal for possível

Quem notar que a sobrecarga de estímulos gera rapidamente stress ou cansaço deve falar disso de forma aberta. O estudo espanhol sugere que as pessoas reagem com sensibilidades diferentes - mais um motivo para que espaços rígidos do tipo “tamanho único” dificilmente funcionem a longo prazo.

Porque é que este tema vai ganhar ainda mais peso

Com a tendência para o trabalho híbrido, muitas empresas estão a reduzir a área dos escritórios. Quando, nos dias presenciais, mais pessoas se sentam no mesmo espaço, aumentam o volume e a densidade de movimento. É precisamente nesses momentos que os colaboradores precisam de ainda mais foco para aproveitar os dias no escritório de forma produtiva e não regressarem esgotados ao teletrabalho.

Para os líderes, vale a pena observar indicadores como taxas de erro, rotatividade, densidade de reuniões e baixas por doença. Muitas vezes, por detrás de problemas “silenciosos” está uma cabeça sobrecarregada: pouco recolhimento, estímulos a mais e demasiado multitarefa.

Quem projeta escritórios como se fossem ferramentas para o cérebro - com zonas de silêncio, regras claras para interrupções e uma acústica tratada com seriedade - dá às suas equipas uma vantagem concreta. Não porque o espaço resolva tudo de uma vez, mas porque deixa finalmente de trabalhar contra a capacidade cognitiva das pessoas.